Administrasi Persediaan Barang Bahan Gudang Dalam Perkebunan PTPN – Gudang merupakan tempat penyimpanan sementara semua kebutuhan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Gudang menerima barang sesuai dengan kesepakatan dalam RKAP, bila pada saat perusahaan membutuhkan barang namun tidak tersedia di gudang maka, gudang harus mengusahaan untuk membeli di toko – toko yang telah ditunjuk oleh perusahaan.
Dalam administrasi gudang bertugas sebagai :
- Penerima barang
- Penyimpan barang
- Pengeluar barang dari gudang penyimapanan
- Penanggungjawab baik secara phisik maupun administrasi tentang jumlah persediaan
2. Administrasi di bagian pembukuan
Menyelenggarakan administrasi keluar / masuk barang / bahan persediaan setiap saat dapat diketahui jumlah dan harga barang persediaan yang tersimpan di gudang dengan benar.
- Penyimpanan barang, dalam penyimpanan barang di gudang disusun sedemikian rupa sehingga memudahkan administrasi, penyimpanan dan pengeluaraan barang, maka tiap-tiap barang / bahan diberi nomor sesuai jenis / kelompok barang pada kode rekening yang bersangkutan. Barang ditempatkan dalam rak-rak atau laci dan diberi nomor pada setiap jenis barang kemudian digantungkan sebuah label nama dan jenis barang bila tidak mungkin digantungkan maka diletakkan pada barang atau cara lain agar mudah mencarinya.
- Persediaan Minimum, beberapa jenis barang seperti pupuk, zat kimia, dan bahan bakar dan lain-lain harus selalu cukup dalam persediaan agar proses produksi tidak terhenti. Oleh karena iti dalam kartu Gudang (AU 54) diberi kolom persediaan minimum diambil banyaknya pemakaian rata-rata sebulan (periode) ditambah banyaknya pemakaian selama jangka waktu pemesanan dan penerimaan.
C. Pengeluaran Barang Gudang
Prosedurnya adalah sebagai berikut :
- Bagian afdeling mendata barang yang dibutuhkan di lapangan dengan mengajukan PB 16 (memo permintaan),kemudian PB 16 di sahkan oleh sinder afdeling setelah itu diajukan kepada administratur untuk ditandatangani.
- Apabila PB 16 disetujui,administratur membuatkan AU 58.Kemudian petugas gudang harus meneliti isi dari AU 58 tersebut.Jika persediaan barang ada tesedia digudang maka bagian afdeling bisa langsung mengambil barang yang dibutuhkan ke gudang induk,namun apabila barang yang dibutuhkan tidak tersedia digudang,gudang mengusahakan membeli atau mengambil barang di toko yang telah ditunjuk oleh administratur.
- Sesudah barang dikeluarkan dari gudang lembaran asli AU 58 diserahkan/dikirim kepada bagian pembukuan,1 lembar kepada yang menerima barang sebagai surat pengantar dan 1 lembar untuk arsip gudang.Berdsarkan AU 58 petugas gudang mencatat pengeluaran barang pada kartu gudang (AU 54)
D. Penerimaan barang (Drooping dari kantor direksi), Petugas gudang menerima barang/bahan berdasarkan RKAP yang telah diajukan dan disepakati.Setelah barang/bahan samapai digudang petugas gudang memerksa kualitas dan kuantitas barang yang telah dikirim kemudian mencocokan dengan AU 58 B(Pengantar barang).Setelah diteliti barang yang telah dikirim kemudian petugas gudang membuat AU 53 (bukti penerimaan barang sejumlah 3 rangkap, lembar asli untuk digudang, 2 copy untuk bagian pembukuan,dan 1 copyan rangkap untuk dilampirkan pada faktur.
E. Kartu Gudang ( AU 54), Mencatat semua penerimaan barang pada kartu gudang dalam formulir AU 54. Setiap penerimaan barang ( AU 53) maupun pengeluaran barang (AU 58) harus segera dibukukan ke dalam AU 54 dan untuk satu jenis barang harus dicatat dalam satu kartu. Pencatatan penerimaan barang dimasukkan dalam kolom pemasukan sedangkan pengeluaran barang dicatat dalam kolom pengeluaran.
Note : Untuk perhitungan kolom sisa dengan cara:
( Sisa awal + penerimaan – pengeluaran )
Hasil perhitungan kolom sisa harus sesuai dengan realisasi yang ada di gudang. Kartu gudang diisi oleh petugas gudang dan dicatat disetiap tanggal, nomer bon, diterima atau dikeluarkannya barang.
